Datenraum-Struktur für den Unternehmensverkauf
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Wenn ein Käufer Ihr Unternehmen prüft, läuft das über einen digitalen Datenraum. Wie Sie diesen Datenraum aufbauen, entscheidet mit darüber, wie schnell und reibungslos die Prüfung verläuft. Ein vollständiger, klar strukturierter Datenraum signalisiert Verkaufsreife, hält das Tempo hoch und nimmt dem Käufer Argumente für Preisabschläge.
- Empfohlene Ordnerstruktur, acht Bereiche
- Steuerungsinstrument mit Zugriffsstaffelung
- Dokumentenlisten je Bereich
- Von FISART kommentiert
Inhalt
Diese Vorlage zeigt die empfohlene Ordnerstruktur mit den wichtigsten Dokumenten je Bereich. Sie ist von FISARTs Senior-Beratern kommentiert, mit Hinweisen, worauf es bei jedem Bereich ankommt.
Warum die Struktur über das Tempo entscheidet
Der Datenraum ist mehr als eine Ablage, er ist ein Steuerungsinstrument. Über gestaffelte Zugriffsrechte entscheiden Sie, wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt sieht. Gerade gegenüber Wettbewerbern unter den Interessenten ist das Ihr wichtigster Schutz. Sensible Dokumente wie Kundennamen oder Schlüsselverträge gehören erst in spätere Phasen und nur an ernsthafte, gebundene Interessenten.
Die empfohlene Ordnerstruktur
Die Vorlage gliedert den Datenraum in eine Prozessebene und acht Sachbereiche:
- 00 Prozessdokumente: Prozessbrief, Zeitplan, NDA-Tracker, Information Memorandum und Teaser.
- 01 Finanzen: Jahresabschlüsse, BWA, Finanzplanung, Forderungen und Verbindlichkeiten, Darlehen und Sicherheiten.
- 02 Steuern: Bescheide, Betriebsprüfungen, offene Sachverhalte, Verlustvorträge.
- 03 Recht und Gesellschaft: Gesellschaftsvertrag, Handelsregister, Beschlüsse, Beteiligungen, Rechtsstreitigkeiten.
- 04 Verträge: Kunden-, Lieferanten-, Miet- und Kooperationsverträge, Change-of-Control-Klauseln markiert.
- 05 Personal: Arbeitsverträge anonymisiert, Schlüsselpersonen, Pensionszusagen, Rückstellungen.
- 06 Operatives Geschäft: Kundenstruktur, Auftragsbestand, Lieferketten, Anlagen, Prozesse, Kennzahlen.
- 07 IT und geistiges Eigentum: Systeme, Lizenzen, Marken, Patente, Domains, Datenschutz-Dokumentation.
- 08 Compliance und Umwelt: Genehmigungen, regulatorische Nachweise, Versicherungen, Umweltauflagen.
So bauen Sie den Datenraum richtig auf
Beginnen Sie früh, denn das Zusammenstellen vollständiger Unterlagen dauert länger als die meisten erwarten. Verwenden Sie eine einheitliche, nummerierte Ordner- und Dateibenennung mit Datum und Version, und legen Sie ein Inhaltsverzeichnis an. Richten Sie gestaffelte Zugriffsrechte ein und protokollieren Sie, wer wann was gesehen hat. Für die Frage, welche Dokumente der Käufer im Detail anfordert, nutzen Sie ergänzend unsere Due-Diligence-Checkliste.
Häufige Fehler im Datenraum
Der häufigste Fehler ist Unvollständigkeit: fehlende Verträge oder veraltete Zahlen, die der Käufer anmahnt und die das Tempo brechen. Ebenso kritisch sind widersprüchliche Versionen desselben Dokuments und eine uneinheitliche Benennung, die Misstrauen erzeugen. Der dritte Fehler ist mangelnder Schutz, wenn sensible Daten zu früh oder für zu viele Teilnehmer freigegeben werden, gerade gegenüber Wettbewerbern. Und schließlich fehlt oft ein Inhaltsverzeichnis oder ein Zugriffsprotokoll, sodass niemand den Überblick behält, wer was gesehen hat.
Häufig gestellte Fragen
Weiterführende Artikel
Hinweis: Diese Vorlage dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.
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